POLITICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS

El presente documento está dirigido a Clientes, prospectos, proveedores, profesionales independientes,  empleados de la empresa activos e inactivos, cuyos datos se encuentran incluidos en las bases de datos de INGENIOSOFT; la razón por la cual usted hace parte de esta base de datos es porque en algún momento ha solicitado información, se ha inscrito a través de formularios, ha visitado nuestro sitio web, ha utilizado nuestros servicios, ha solicitado una vacante o tiene o ha tenido alguna relación con INGENIOSOFT.   

Responsable del tratamiento de sus Datos Personales 

Razón Social: INGENIOSOFT SAS 

Correo electrónico (Email): datos@ingeniosoft.co 

Para cualquier información relacionada con su tratamiento de datos personales debe comunicarse a través del correo descrito anteriormente o en nuestro domicilio físico.  

DEFINICIONES 

Para efectos de la interpretación y aplicación de esta política deberán tenerse en cuenta las siguientes definiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 del año 2013, y/o en las presentes políticas. 

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.  

AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

ACCESO RESTRINGIDO: Nivel de acceso a la información limitado a parámetros previamente definidos. La Superintendencia de Industria y Comercio no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación masiva, a menos que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas.  

ÁREA RESPONSABLE DE PROTECCIÓN DE DATOS: Es el área dentro de INGENIOSOFT, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales y la implementación del Programa Integral de Protección de Datos Personales.  

ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN A PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y CONSULTAS: Las peticiones, quejas, reclamos y consultas formuladas por los titulares de datos serán atendidas por el área de ventas y marketing.  

BASE DE DATOS: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de tratamiento. Incluye archivos físicos y electrónicos.  

CALIDAD DEL DATO: El dato personal sometido a tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, INGENIOSOFT deberá abstenerse de someterlo a Tratamiento, o solicitar a su Titular la completitud o corrección de la información.  

CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Los datos personales sólo serán tratados por aquel personal de INGENIOSOFT o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con autorización o no hayan sido habilitados INGENIOSOFT, para tratarlos.  

CONFIDENCIALIDAD: Elemento de seguridad de la información que permite establecer quiénes y bajo qué circunstancias se puede acceder a la misma.  

DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).  

DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.  

DATO SEMIPRIVADO: Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales  

DATO SENSIBLE: Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.  

DERECHO DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Sólo podrán tratarse aquellos datos que sean de naturaleza pública.  

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.  

INFORMACIÓN DIGITAL: Toda aquella información que es almacenada o transmitida por medios electrónicos y digitales como el correo electrónico u otros sistemas de información.  

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos  

TITULAR: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.  

TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

TRATAMIENTO: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

Los datos personales registrados en las bases de datos de INGENIOSOFT son sometidos a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas:  

1. Para el caso de los participantes en convocatorias de selección, los datos personales tratados tendrán como finalidad adelantar las gestiones de los procesos de selección; las hojas de vida se gestionan garantizando el principio de acceso restringido.  
2. Para la vinculación de personal se utilizan para validación de referencias personales y laborales.  
3. Controlar el cumplimiento de requisitos relacionados con el Sistema General de Seguridad Social  
4. Para el estudio y proceso de selección de personal mediante la revisión de datos consignados en las hojas de vida de posibles empleados.  
5. Pago de nómina, expedición de certificados laborales, invitaciones a eventos de INGENIOSOFT, a trabajadores activos. 
6. Envío de certificaciones laborales solicitadas por trabajadores ya retirados de la empresa.  
7. Enviar información a entidades gubernamentales, o judiciales por solicitud expresa de las mismas.  
8. Para validación de información suministrada por empleados con respeto a incapacidades médicas u cualquier otra validación requerida. 
9. Envío de información a los empleados y sus familiares.  
10. Informar y comunicar las generalidades de los eventos desarrollados por la Empresa por los medios y en las formas que se consideren convenientes. 
11. En caso de datos biométricos capturados a través de sistemas de videovigilancia o grabación su tratamiento tendrá como finalidad la identificación, seguridad y la prevención de fraude interno y externo.   
12. Para eventos de mercadeo, publicidad de la empresa.  
13. Para revisión de cuentas pendientes de cobro con los acreedores. 
14. En pro del fortalecimiento de las relaciones con clientes, proveedores mediante el envío de información relacionada con el ejercicio comercial,   
15. Envío de propuestas comerciales o portafolio de servicios.  
16. Quejas y reclamos, e invitación a eventos organizados o patrocinados por INGENIOSOFT.  
17. Para la revisión y validación de obligaciones pendientes, consulta de historia e información financiera y crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto a los deudores.  
18. Para efectos de promocionar los productos y servicios de INGENIOSOFT, para actividades de mercadeo y otros relacionados con propósitos comerciales que no contravengan en ningún caso la normatividad y las leyes vigentes en Colombia.  
19. En caso de que se requiera contactar por correo electrónico, con quienes se tiene o se ha tenido relación comercial como, por ejemplo; clientes, prospectos, proveedores, empleados, familiares, distribuidores, deudores o acreedores, para las finalidades expuestas anteriormente.  
20. Adelantar los trámites, servicios y otros procedimientos administrativos que sean solicitados a la Empresa  
21. Realizar campañas, actividades de divulgación y capacitaciones como cursos, seminarios webs relacionados con el ejercicio comercial de manera presencial y virtual.  
22. Actualizar bases de bases de datos, Incluyendo los casos en que se requiera transmitir o transferir a un tercero,  
23. Evaluar la calidad de los servicios prestados a través de encuestas de satisfacción y programas en pro de la mejora de nuestros servicios.  
24. Grabación de imágenes o cualquier otro registro que sirva de soporte y evidencia de los eventos ocurridos.   
25. Las demás finalidades que se determinen en procesos de obtención de Datos Personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la Ley y en el marco de las funciones que le son atribuibles a INGENIOSOFT. 
26. Para el registro, autenticación, validación y administración de cuentas de usuario, en los casos que sea requerido, y que sean de carácter contractual.  Con el fin de supervisión de licencias de terceros adquiridas a través de INGENIOSOFT.  

Los datos personales recolectados en nuestras bases de datos y que serán usados con las finalidades descritas anteriormente serán divulgados con las diferentes áreas de la compañía, dependiendo de la relación que tenemos con usted.  

INGENIOSOFT podrá transferir y transmitir los datos personales a terceros con quienes tenga relación operativa que le provean de servicios necesarios para su debida operación, o de conformidad con las funciones establecidas a su cargo en las leyes. En dichos supuestos, se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la Ley. 

Una vez cese la necesidad de sus tratamientos de datos, estos podrán ser eliminados de nuestras bases de datos, o archivados de manera segura, para que sean divulgados en los casos en los que hubiere lugar de acuerdo con lo estipulado en la ley.  

Los titulares del tratamiento de datos personales de INGENIOSOFT, tienen los siguientes derechos de acuerdo con lo estipulado en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.  

1. DERECHOS DE LOS TITULARES Este derecho comprende la facultad del titular del dato de conocer, actualizar, rectificar, y obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales y sobre las comunicaciones y/o cesiones efectuadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no.  

1. DERECHO A LA REVOCATORIA DEL CONSENTIMIENTO El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilita a INGENIOSOFT para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o contractualmente pactados en contrario.  

1. DERECHO DE ACTUALIZACIÓN Este derecho comprende la facultad del titular del dato de actualizar sus datos personales cuando estos hayan tenido alguna variación.  

1. DERECHO DE RECTIFICACIÓN Este derecho comprende la facultad del titular del dato de modificar los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.  

1. DERECHO DE CANCELACIÓN Este derecho comprende la facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o contractualmente pactados en contrario.  

1. DERECHO DE OPOSICIÓN Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular.  

1. DERECHO A PRESENTAR QUEJAS Y RECLAMOS O A EJERCER 

ACCIONES El titular del dato personal tiene derecho a presentar quejas y reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad correspondiente, para la protección de sus datos. Como medida previa debe haber solicitado el ejercicio de su derecho ante INGENIOSOFT conforme a la ley 1581 de 2012.  

1. DERECHO A OTORGAR AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE 

LOS DATOS. El titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales, y así mismo de solicitar prueba de la autorización otorgada. De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos: Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.  

• Cuando se trate de datos de naturaleza pública. 
• En casos de emergencia médica o sanitaria.  
• Cuando se trate de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.  
• Cuando se trate de datos personales relacionados con el registro civil de las personas. En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del titular, sí tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.  

INGENIOSOFT coloca a disposición de los titulares de los datos los siguientes canales, a través de los cuales se pueden ejercer los derechos descritos anteriormente, presentar consultas y/o reclamos del tratamiento de sus datos personales; para tal efecto el procedimiento se encuentra debidamente explicado en nuestra política de tratamiento de datos personales, en nuestra página web: www.ingeniosoft.co

Datos de contacto: 

Correo electrónico (Email): datos@ingeniosoft.co 

PRINCIPIOS RECTORES  

 En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, regulaciones, y normatividad vigente, se aplicarán, los siguientes principios:  

1. Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, decretos reglamentarios y demás disposiciones que la desarrollen. 
2. Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.  
3. Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.  
4. Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de Datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.  
5. Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.  
6. Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.  
7. Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.  
8. Principio de Confidencialidad: Todos los funcionarios y contratistas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma, INGENIOSOFT se compromete a tratar los datos personales de los titulares tal y como lo define el literal del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 de forma absolutamente confidencial haciendo uso de estos, exclusivamente, para las finalidades indicadas en el apartado anterior, siempre que el titular no se haya opuesto a dicho tratamiento. INGENIOSOFT informa que tiene implantadas las medidas de seguridad de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de sus datos personales y eviten su alteración, pérdida, tratamiento y/o acceso no autorizado. 
9. Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.  
10. Interpretación integral de los derechos constitucionales: Los derechos se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los derechos constitucionales aplicables. 
11. Principio de Necesidad: Los datos personales tratados deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos. 

CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS 

DATOS SENSIBLES  

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. 

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES  

 Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando: a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. c) El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.  

Los datos sensibles biométricos tratados tienen como finalidad la identificación de las personas, la seguridad, el cumplimiento de obligaciones legales.  

DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES 

 El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos: -Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.  

TRATAMIENTO Y FINALIDADES  

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, INGENIOSOFT propende por hacer efectiva la garantía que tienen todos los ciudadanos de protección a la intimidad personal y familiar, estableciendo instrumentos y controles, con el objeto de dar un tratamiento adecuado a la información que administra. 

 Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, solución de INGENIOSOFT.  

INGENIOSOFT, se encarga directamente del tratamiento de los datos personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento. INGENIOSOFT, exige al Encargado del tratamiento de datos personales la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales. 

Los datos personales registrados en las bases de datos de INGENIOSOFT, son sometidos a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a socios comerciales, contratistas o entidades públicas, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información. 

En cumplimiento de deberes legales, INGENIOSOFT podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas. La Entidad velará por el correcto tratamiento de datos personales de los menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores. 

Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política y en las autorizaciones específicas otorgadas por parte del titular. De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello, en todos los casos los datos personales podrán ser tratados con la finalidad de adelantar los procesos de control y auditorías internas y externas y evaluaciones que realicen los organismos de control.  

Así mismo y en ejecución del objeto social de INGENIOSOFT, los datos personales serán tratados de acuerdo con la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento, como se describe a continuación:  

1. Para el caso de los participantes en convocatorias de selección, los datos personales tratados tendrán como finalidad adelantar las gestiones de los procesos de selección; las hojas de vida se gestionan garantizando el principio de acceso restringido.  
2. Para la vinculación de personal se utilizan para validación de referencias personales y laborales.  
3. Controlar el cumplimiento de requisitos relacionados con el Sistema General de Seguridad Social  
4. Para el estudio y proceso de selección de personal mediante la revisión de datos consignados en las hojas de vida de posibles empleados.  
5. Pago de nómina, expedición de certificados laborales, invitaciones a eventos de INGENIOSOFT, a trabajadores activos. 
6. Envío de certificaciones laborales solicitadas por trabajadores ya retirados de la empresa.  
7. Enviar información a entidades gubernamentales, o judiciales por solicitud expresa de las mismas.  
8. Para validación de información suministrada por empleados con respeto a incapacidades médicas u cualquier otra validación requerida. 
9. Envío de información a los empleados y sus familiares.  
10. Informar y comunicar las generalidades de los eventos desarrollados por la Empresa por los medios y en las formas que se consideren convenientes. 
11. En caso de datos biométricos capturados a través de sistemas de videovigilancia o grabación su tratamiento tendrá como finalidad la identificación, seguridad y la prevención de fraude interno y externo.   
12. Para eventos de mercadeo, publicidad de la empresa.  
13. Para revisión de cuentas pendientes de cobro con los acreedores. 
14. En pro del fortalecimiento de las relaciones con clientes, proveedores mediante el envío de información relacionada con el ejercicio comercial,   
15. Envío de propuestas comerciales o portafolio de servicios.  
16. Quejas y reclamos, e invitación a eventos organizados o patrocinados por INGENIOSOFT.  
17. Para la revisión y validación de obligaciones pendientes, consulta de historia e información financiera y crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto a los deudores.  
18. Para efectos de promocionar los productos y servicios de INGENIOSOFT, para actividades de mercadeo y otros relacionados con propósitos comerciales que no contravengan en ningún caso la normatividad y las leyes vigentes en Colombia.  
19. En caso de que se requiera contactar por correo electrónico, con quienes se tiene o se ha tenido relación comercial como, por ejemplo; clientes, prospectos, proveedores, empleados, familiares, distribuidores, deudores o acreedores, para las finalidades expuestas anteriormente.  
20. Adelantar los trámites, servicios y otros procedimientos administrativos que sean solicitados a la Empresa  
21. Realizar campañas, actividades de divulgación y capacitaciones como cursos, seminarios webs relacionados con el ejercicio comercial de manera presencial y virtual.  
22. Actualizar bases de bases de datos, Incluyendo los casos en que se requiera transmitir o transferir a un tercero,  
23. Evaluar la calidad de los servicios prestados a través de encuestas de satisfacción y programas en pro de la mejora de nuestros servicios.  
24. Grabación de imágenes o cualquier otro registro que sirva de soporte y evidencia de los eventos ocurridos.   
25. Las demás finalidades que se determinen en procesos de obtención de Datos Personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la Ley y en el marco de las funciones que le son atribuibles a INGENIOSOFT. 

TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES  

INGENIOSOFT podrá transferir y transmitir los datos personales a terceros con quienes tenga relación operativa que le provean de servicios necesarios para su debida operación, o de conformidad con las funciones establecidas a su cargo en las leyes. En dichos supuestos, se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la Ley.  

DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS  

INGENIOSOFT garantiza que los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en nuestros sistemas de información tienen los siguientes derechos.  

DERECHOS DE LOS TITULARES Este derecho comprende la facultad del titular del dato de conocer, actualizar, rectificar, y obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales y sobre las comunicaciones y/o cesiones efectuadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no.  

DERECHO A LA REVOCATORIA DEL CONSENTIMIENTO El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilita a INGENIOSOFT para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o contractualmente pactados en contrario.  

DERECHO DE ACTUALIZACIÓN Este derecho comprende la facultad del titular del dato de actualizar sus datos personales cuando estos hayan tenido alguna variación.  

DERECHO DE RECTIFICACIÓN Este derecho comprende la facultad del titular del dato de modificar los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.  

DERECHO DE CANCELACIÓN Este derecho comprende la facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o contractualmente pactados en contrario.  

DERECHO DE OPOSICIÓN Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular.  

DERECHO A PRESENTAR QUEJAS Y RECLAMOS O A EJERCER ACCIONES 

El titular del dato personal tiene derecho a presentar quejas y reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad correspondiente, para la protección de sus datos. Como medida previa debe haber solicitado el ejercicio de su derecho ante INGENIOSOFT conforme a la ley 1581 de 2012.  

DERECHO A OTORGAR AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS 

DATOS. El titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales, y así mismo de solicitar prueba de la autorización otorgada. De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos: Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.  

• Cuando se trate de datos de naturaleza pública. 
• En casos de emergencia médica o sanitaria.  
• Cuando se trate de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.  
• Cuando se trate de datos personales relacionados con el registro civil de las personas. En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del titular, sí tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.  

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR  

INGENIOSOFT, ha definido mecanismos para solicitar en el momento de recolección de datos personales de los terceros, la correspondiente autorización para el tratamiento de estos e informar cuáles datos serán recolectados y con qué finalidades específicas. 

Los datos personales de carácter público, entiéndase aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, se tiene que estos pueden ser tratados por INGENIOSOFT, siempre y cuando por su naturaleza sean datos públicos, con independencia del medio por el cual se tenga acceso.   

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización, como cuando, por ejemplo, se remite a la empresa una hoja de vida para participar en procesos de selección o cuando se ingresa a las instalaciones a sabiendas de la existencia de sistemas de videovigilancia.  

Los titulares de datos personales pueden en todo momento solicitar a INGENIOSOFT como responsable del tratamiento, la supresión de sus datos personales, y/o revocar la autorización para el tratamiento de los datos, utilizando los canales definidos para tal fin.  

CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN 

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:  

1. Información requerida por INGENIOSOFT, en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.  
2. Datos de naturaleza pública.  
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.  
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.  
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y vigentes.  

PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN   

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá ser suministrada a las siguientes personas: a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales. b) A las Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.  

DEBERES COMO RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

INGENIOSOFT, como responsable del Tratamiento, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:  

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.  
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.  
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.  
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.  
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. 
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.  
8. Suministrar al encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.  
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. 
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley. 
11. Adoptar procedimientos específicos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.  
12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.  
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos. 
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.  

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE SUS DERECHOS COMO TITULAR DE DATOS 

Los derechos de los titulares establecidos de acuerdo con la ley, podrán ser ejercidos ante INGENIOSOFT, por las siguientes personas: 

1. Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales, quienes        deberán acreditar suficientemente su identidad ante INGENIOSOFT.  
2. A las Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones              legales o por orden judicial.  
3. A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.  

De acuerdo con lo estipulado en la ley vigente, para el ejercicio de cualquiera de los derechos que le asisten a los titulares de los datos se podrá utilizar los siguientes procedimientos: 

1. Los titulares podrán consultar la información personal del Titular que reposa en las bases de datos de INGENIOSOFT. 
2. Como responsable del tratamiento INGENIOSOFT suministra toda la información que se encuentra en las bases de datos tanto físicas como digitales de INGENIOSOFT.  
3. La consulta será atendida en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde el momento de recibo de la misma. 
4. Si por algún motivo no fuese posible dar respuesta al Titular sobre su consulta dentro de los términos establecidos, se informará de igual manera los motivos de esta situación, y en todo caso el tiempo final no podrá superar los cinco (5) días hábiles posteriores al primer vencimiento.  
5. Los titulares o causahabientes que consideren que la información contenida de sus datos personales en las bases de datos de INGENIOSOFT, deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que se incumpla con cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar ante INGENIOSOFT el debido reclamo teniendo en cuenta, hacer la solicitud por escrito, adjuntando fotocopia del documento de identidad, a través de los canales dispuestos para tal fin y los cuales se describen en el siguiente apartado.  
6. Si la información para realizar el reclamo no está completa, se le informará al titular, el cual tendrá un máximo de cinco (5) días hábiles para completar la información y proceder al reclamo. En caso de no recibir la información pasado un término de dos (2) meses INGENIOSOFT entenderá que el titular desiste de la reclamación. 
7. El término máximo para que INGENIOSOFT atienda el reclamo una vez se tenga la información completa es de quince (15) días hábiles. 
8. Si por algún motivo no fuese posible dar respuesta al Titular del reclamo dentro de los términos establecidos, se informará de igual manera los motivos de esta situación, y en todo caso el tiempo final no podrá superar los ocho (8) días hábiles posteriores al primer vencimiento.  

ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN A PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS  

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de INGENIOSOFT para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a:  datos@ingeniosoft.co

ENTRADA EN VIGOR, VERSIONES Y ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA  

 Esta Política es la actualización de la política de Protección de datos personales que estaba vigente a partir de 4 de diciembre de 2023.  En caso de presentarse modificaciones o cambios sustanciales en la política esta serán comunicadas a través de nuestra página web www.INGENIOSOFT.co; por medio de la cual se informará del respectivo cambio y se tendrá la última versión de la política, a partir de la implementación de esta. En caso de que el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento se tendrá que solicitar nuevamente la autorización de parte del titular.  

La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir de su publicación y complementa las políticas asociadas, con vigencia indefinida.